Bước 1

Nộp hồ sơ thủ tục hành chính: Đơn vị tổ chức gửi hồ sơ xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả Sở Ngoại vụ Đồng Tháp. Thời hạn ít nhất 40 ngày trước ngày dự kiến tổ chức. Nộp hồ sơ qua các cách thức sau:

1. Nộp trực tiếp qua Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Sở Ngoại vụ tại Trung tâm kiểm soát TTHC và phục vụ hành chính công Tỉnh Địa chỉ số 85 đường Nguyễn Huệ, Phường 1, thành phố Cao Lãnh, tỉnh Đồng Tháp.

2. Hoặc thông qua dịch vụ bưu chính công ích.

Sáng: từ 07 giờ đến 11 giờ 30 phút; chiều: từ 13 giờ 30 đến 17 giờ của các ngày làm việc.

3. Hoặc nộp trực tuyến tại website cổng Dịch vụ công của tỉnh Đồng Tháp: https://dichvucong.dongthap.gov.vn.

Bước 2

Tiếp nhận và chuyển hồ sơ thủ tục hành chính

1. Đối với hồ sơ được nộp trực tiếp qua Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hoặc thông qua dịch vụ bưu chính công ích. Công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả xem xét, kiểm tra tính chính xác, đầy đủ của hồ sơ; quét (scan) và lưu trữ hồ sơ điện tử, cập nhật vào cơ sở dữ liệu của phần mềm một cửa điện tử của tỉnh.

a) Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, chưa chính xác theo quy định. Công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ phải hướng dẫn đại diện tổ chức, cá nhân bổ sung, hoàn thiện hồ sơ theo quy định và nêu rõ lý do theo mẫu Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ.

b) Trường hợp từ chối nhận hồ sơ, cán bộ, công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ phải nêu rõ lý do theo mẫu Phiếu từ chối giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính.

c) Trường hợp hồ sơ đầy đủ, chính xác theo quy định, cán bộ, công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ và lập Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn ngày trả kết quả; đồng thời, chuyển cho Sở Ngoại vụ để giải quyết theo quy trình.

Chuyển ngay hồ sơ tiếp nhận trực tiếp trong ngày làm việc (không để quá 3 giờ làm việc) hoặc chuyển vào đầu giờ ngày làm việc tiếp theo đối với trường hợp tiếp nhận sau 15 giờ hàng ngày.

2. Đối với hồ sơ được nộp trực tuyến thông qua Cổng Dịch vụ công của tỉnh. Công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả phải xem xét, kiểm tra tính chính xác, đầy đủ của hồ sơ.

a) Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, chính xác hoặc không thuộc thẩm quyền giải quyết theo quy định, cán bộ, công chức, viên chức tiếp nhận phải có thông báo, nêu rõ nội dung, lý do và hướng dẫn cụ thể, đầy đủ một lần để tổ chức, cá nhân bổ sung đầy đủ, chính xác hoặc gửi đúng đến cơ quan có thẩm quyền. Việc thông báo được thực hiện thông qua chức năng gửi thư điện tử, gửi tin nhắn tới tổ chức, cá nhân của Cổng Dịch vụ công của tỉnh.

b) Nếu hồ sơ của tổ chức, cá nhân đầy đủ, hợp lệ thì cán bộ, công chức, viên chức tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tiếp nhận và chuyển cho Sở Ngoại vụ để giải quyết theo quy trình.

Không quá 01 ngày kể từ ngày phát sinh hồ sơ trực tuyến

Bước 3

Giải quyết thủ tục hành chính

Sau khi nhận được hồ sơ, Sở Ngoại vụ thực hiện các bước theo quy trình thực hiện thủ tục hành chính như sau:

Không có quy định (Quyết định 729/QĐ-BNG không quy định thời hạn)

1. Sở Ngoại vụ xử lý:

- Tiếp nhận hồ sơ (Bộ phận TN&TKQ)

- Chuyển Chuyên viên Phòng QLBG-HTQT xử lý

- Chuyển Lãnh đạo Phòng QLBG-HTQT xem xét

- Trình Ban Giám đốc (phụ trách Phòng QLBG-HTQT) phê duyệt

- Chuyển Văn thư phát hành.

2. Lấy ý kiến các ngành liên quan

3. Sở Ngoại vụ tổng hợp dự thảo văn bản trình UBND tỉnh xin ý kiến của Bộ Ngoại giao; Bộ Công an; các cơ quan, địa phương liên quan.

Sở Ngoại vụ xử lý

UBND Tỉnh phê duyệt

4. Sau khi có đầy đủ ý kiến bằng văn bản của Bộ Ngoại giao, Bộ Công an; các cơ quan, địa phương liên quan.

4.1. Sở Ngoại vụ tổng hợp ý kiến, tham mưu dự thảo văn bản của UBND tỉnh trình Thủ tướng Chính phủ xem xét quyết định cho phép/ không cho phép về chủ trương đăng cai tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế.

- Phòng QLBG-HTQT xử lý

-  Trình Ban Giám đốc (phụ trách Phòng QLBG-HTQT) phê duyệt

- Chuyển Văn thư phát hành và chuyển công văn trình UBND Tỉnh

4.2. UBND Tỉnh phê duyệt

5. Thủ tướng Chính phủ phê duyệt hồ sơ, xem xét quyết định cho phép/không cho phép về chủ trương đăng cai tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế.

6. UBND tỉnh tiếp nhận kết quả, trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính qua Bộ phận TN&TKQ Sở Ngoại vụ. Đồng gửi Bộ Ngoại giao, Bộ Công an, cơ quan, địa phương liên quan.

2,5 ngày

0,5 ngày

1 ngày

2 giờ

2 giờ

0,5 ngày

15 ngày

02 ngày

01 ngày

01 ngày

04 ngày

02 ngày

01 ngày

0,5 ngày

0,5 ngày

02 ngày

02 ngày

Bước 4

Trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính

(Kết quả giải quyết thủ tục hành chính gửi trả cho tổ chức, cá nhân phải bảo đảm đầy đủ theo quy định mà cơ quan có thẩm quyền trả cho tổ chức, cá nhân sau khi giải quyết xong thủ tục hành chính)

Công chức tiếp nhận và trả  kết quả nhập vào sổ theo dõi hồ sơ và phần mềm điện tử thực hiện như sau:

- Thông báo cho tổ chức, cá nhân biết trước qua tin nhắn, thư điện tử, điện thoại hoặc qua mạng xã hội được cấp có thẩm quyền cho phép đối với hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính trước thời hạn quy định.

- Tổ chức, cá nhân nhận kết quả giải quyết thủ tục hành chính theo thời gian, địa điểm ghi trên Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả (xuất trình giấy hẹn trả kết quả). Công chức trả kết quả kiểm tra phiếu hẹn và yêu cầu người đến nhận kết quả ký nhận vào sổ và trao kết quả.

- Trường hợp nhận kết quả thông qua dịch vụ bưu chính công ích. (đăng ký theo hướng dẫn của Bưu điện)

- Trường hợp nộp hồ sơ qua dịch vụ công trực tuyến, nhận kết quả trực tuyến tại website: https://dichvucong.dongthap.gov.vn.

- Thời gian trả kết quả trực tiếp: Sáng: từ 07 giờ đến 11 giờ 30 phút; chiều: từ 13 giờ 30 đến 17 giờ của các ngày làm việc.

Trả trước ngày hoặc đúng ngày ghi trên phiếu hẹn